どうも、OTAです。
本記事では伝わる文章を書くためのコツを6つ紹介します。
最後まで読んだあなたは必ず伝わる文章を書くことができるでしょう。

一つの文章に、伝えるコトはひとつ

伝わりにくい文章を書く人は 「一文に複数の内容を含めてしまう」 という特徴があります。

色々伝えたい。そんな気迫が伝わるのですが、それは逆効果です。伝わる文章を書くために「一文一意」を心がけましょう。

「一文一意」とは、一文(句点<マル>が打たれるまでの文章)のなかに、ひとつの情報だけを書く、という意味です。

まとめ:一文一意

  • 一つの文章に書く内容は、一つに絞る
  • 余計な装飾をすると伝わりにくい文章になる

一文はなるべく60文字以内に

新聞記者は記事を書く際に一文を40文字~60文字以内をルールとしているそうです。

経験している人は多いと思います。長い文は読む気力を失せさせます。
また、何を伝えたいのかがうやむやになるためおすすめしません。

まとめ:短い文章を心がける

  • 一文を簡潔に、短くする
  • 60文字以内を意識しよう

あやふやな表現をしない

「相談させてください。」「想定します。」等いろいろな意味を含んでいる言葉を使うと読む人の思考を乱します。
ポジティブな捉え方をする人もいれば、ネガティブな捉え方をする人もいます。余計な期待を持たせないためにも明確に伝えましょう。

他にカタカナ語も文章を伝えにくくする原因です。
「イノベーション」「スキーム」「マーケティング」「シュリンク」等様々なカタカナ語があります。
IT業界ではよく使われるのですが、覚えるまで本当に意味が分からない。
カッコつけたいのは分かりますが、読み手に余計な労力を使わせないためにカタカナ語を使うのはやめましょう。

まとめ:抽象的な表現はNG

・文章は言い切るように書こう
・カタカナ語はかっこつけ

重言に気を付けよう

重言とは 「馬から落馬する」「頭痛が痛い」のように、同じ意味の語を重ねる日本語表現です。
意識しないでると割と使いがちな日本語表現です。

・違和感を感じる
・後で後悔する
・あらかじめ予定する
・言いなりどおり
・いちばん最後

いくつか例をあげました。
皆さんいかがでしょうか。普段何気なく文章にしているのではないでしょうか。

まとめ:文章に違和感を与えない

・正しい意味の文章を書こう
・重言に気を付けて

敬語禁止

見出しのインパクトが強いですが、最近よく文章に敬語を使いすぎる人が多いです。私もよくやってしまいました。
その中でよくつかうのが「させていただきます。」です。

【例文】
昨日訪問させていただいた○○商事の○○と申します。
ご説明させていただいた商品についてご不明点がございましたら、下記の連絡先にご連絡をいただけますと幸いです。

上記の文を見ると「させていただく」が二つ。「いただく」を含めると3つもあります。
短い文章の中に同じ表現が連続すると違和感ですね。
このようね文章は敬語の使いすぎに問題があります。

【改善文】
○○商事の○○と申します。
ご説明した商品についてご不明点がありましたら、私宛にご連絡をいただけますと幸いです。

【POINT】
・当事者間のやり取りのため、昨日の訪問について触れる必要はありません
・過去の出来事なので「させていただいた」→「した」に文章を短く
・全体的に文章を短く構成

まとめ:無駄な敬語をつかわない

・丁寧すぎる文章は伝わりずらくなる
・伝えにくい内容こそ、単刀直入に

表記を統一する

同じ意味で単語表現が違うものがたくさんあります。それに加えて、カタカナ語も使用するため同じ意味の単語が一つの文章に混在してしまいます。

「アイデア、閃き、思いつき、コンセプト、企画」
この5つは表現は違えど意味合いは同じです。
多様すると何の話をしたいのか、伝えたいコトが分からないという事象が起きてしまいます。
こういった重複する表現は多様しないように心がけましょう。

まとめ:表記を統一

・同じ内容は同じ表記にしよう
・単語の意味を理解する

伝わりやすい文章を書くことで一段上の社会人へ。

「一文一意を心かげる」「一文はなるべく60文字以内に」「あやふやな表現をしない」「重言に気を付ける」「無駄な敬語をつかわない」「表記を統一する」——この6つのポイントを意識するだけで、文章の読みやすさと情報伝達力、それに、読み手の理解力が格段に上がります。

伝わる文章が書けるようになると、仕事の効率がアップするほか、書き手自身の信頼性も高まります。効率化を求め日本の社会で伝わる文章を書くスキルは今後大きな武器となることでしょう。

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